Внедрение Битрикс24 в мебельную компанию

Как с помощью Your Digital компания по производству мебели перестала вести клиентов в EXCEl и решила вопрос с контролем продаж и сквозной аналитикой

До внедрения «Битрикс24» мебельный бизнес велся одновременно в нескольких инструментах. Текущая система приёма и обработки заказов была сложной: менеджеру приходилось вносить все данные в EXCEL вручную.

Заказов много, а работать всё сложнее

Все заказы принимались по телефону и через Instagram Direct

Данные клиентов заносились в таблицу вручную, менеджер совершал двойную работу. Большая часть переписки с клиентами велась в Direct Instagram, и данные также вносились вручную.

Множество дублирующих друг-друга таблиц

Использовались одновременно 4–5 Excel-таблиц для управления заказами, производства мебели, доставок и рекламаций.

Счета фактуры и договоры с клиентами формировались вручную

Менеджер тратил до получаса на формирование одного договора

Маркетинговые каналы не отслеживались

Не была настроена сквозная аналитика, руководитель не понимал, какие каналы рекламы приносят ему деньги, а какие сливают бюджет

Сотрудники не успевали: процесс стал рутинным, хаотичным и часто приводил к ошибкам. Так продолжать было нельзя — о масштабировании бизнеса можно было только мечтать. Команда клиента решила внедрить CRM и объединить все процессы в одной системе. Выбор остановился на платформе «Битрикс24» — здесь есть всё: от CRM и автоматических бизнес-процессов до инструментов для совместной работы.

Для реализации проекта компания обратилась к команде «Your Digital», с которой была выстроена «дорожная карта» по внедрению:

База клиентов и номенклатуры

Cоздать единую базу данных, в которой хранится информация о клиентах, заказах и товарах;

CRM-система

Настроить воронки продаж для разных типов товаров и этапов производства

Работа с документами

Настроить автоматические бизнес-процессы и шаблоны документов;

Сквозная аналитика

Настроить сквозную аналитику, чтобы информация о клиентах и расходах на рекламу сводилась в единых отчетах

Что вышло по итогу внедрения

Заказы теперь создаются автоматически.
Клиент оформил заказ по телефону — он сразу попадает в CRM. Написал в Instagram — переписка тоже фиксируется. Пришёл в офлайн-магазин — менеджер тут же добавляет заказ. Всё сходится в одном окне: видно, куда доставлять, что производить, кто клиент, откуда он узнал о компании и какая у него история покупок. А руководитель понимает на каком этапе находится сделка, по какой причине она провалена и уделяется ли ей достаточно внимания.

Автоматизация производства мебели
Раньше менеджеры и производственники работали через сторонние таблицы: переписывали пожелания клиентов, отправляли фото в мессенджеры. Отчётность по зарплате тоже велась вручную: руководитель раз в месяц перебирал смены, сопоставлял выручку по каждому менеджеру и тратил на это целый день — с неизбежными ошибками. А руководитель видит все эти ошибки в уведомлениях, которые настроены в соответствсии с работающими бизнес-процессами. Менеджеры не ставят задачи вручную, мы заранее настроили все сценарии. Информацию о готовности своего заказа клиент получает через смс-уведомление.

Теперь всё в CRM. Производственники сразу видят задание, меняют статусы и загружают техническую документацию прямо в приложение. Отчёты по выручке и зарплате строятся автоматически в реальном времени: руководитель в любой момент видит полную картину, а каждый менеджер может проверить свой заработок. Ошибки исключены, процесс стал быстрым и прозрачным,

Разработка шаблонов договора и счет-фактур
На данный момент формирование договора и счета-фактуры осуществляется в два клика. Также договор автоматически отправляется на электронную почту клиента для рассмотрения и согласования.

Настройка сквозной аналитики
Все рекламные источники были добавлены в CRM-систему с размеченными метками. Теперь компания видит, какой рекламный канал приносит им доход, а какой работает неэффективно.

Внедрение «Битрикс24» почти всегда начинается с пересмотра самих процессов, прежде чем их автоматизировать. Так было и здесь: вместе с клиентом мы переработали логику работы продажи и производства. Благодаря этому производственники получают заранее составленное ТЗ, а команда перестала жить в режиме постоянных «срочных заказов». Теперь доставка — не хаос, а чёткий процесс,